Les notes de frais représentent des documents utilisés par les salariés dans le but de se voir rembourser des frais investis lors de dépenses liées à l’activité de l’entreprise. Le remboursement de ces dépenses répond à des conditions bien précises et fait naître des interrogations qui interviennent généralement quand il faut établir les premières notes de frais. Que faut-il savoir sur les notes de frais et surtout comment les gérer efficacement au sein d’une entreprise ?
L’essentiel sur les notes de frais
Les notes de frais englobent l’ensemble des frais engagés par un chef d’entreprise ou un salarié au cours d’une mission. Elles sont homologuées quand vos dépenses indiquées dans les notes de frais sont équivalentes aux frais exploités pour le bien de l’entreprise, pour les besoins de la mission, et quand elles sont raisonnables. À cela, il faut souligner qu’elles doivent être justifiées. On distingue trois systèmes pour les remboursements de frais professionnels, ce sont :
- Le remboursement des frais effectivement utilisés ;
- Le remboursement des frais forfaitaires ;
- La déduction supplémentaire pour frais professionnels.
Au cas où votre société est développée et qu’il faut déplacer plusieurs employés, la mise en place d’une organisation sur ce sujet est recommandée. Une astuce pour contrôler les notes de frais quelques fois très élevées. En utilisant le principe des faits réels, vous remboursez l’intégralité des sommes dépensées par le chef d’entreprise ou le salarié au cours de sa mission. Le principe des frais forfaitaires quant à lui, vise un remboursement basé sur un barème forfaitaire. Enfin, la déduction forfaitaire a une limite de 7600 euros annuels et est le dernier principe de remboursement des frais professionnels.
Les règles concernant les notes de frais
Quand on doit établir des notes de frais, il existe certaines règles essentielles que l’on doit connaître. Ces règles concernent surtout les éléments ci-après :
- Les dépenses de restaurant ;
- Les dépenses d’hébergement ;
- Les indemnités kilométriques.
En dehors de ces derniers, tous les autres frais qui vont dans l’intérêt de la société sont également dotés de certaines règles qu’il faut impérativement maîtriser.
Quand un logiciel se substitue au papier pour l’établissement des notes de frais
Afin de faciliter la tâche aux entreprises dans l’établissement des notes de frais, certains logiciels et applications ont vu le jour. Ces logiciels de gestion des notes de frais s’étendent de l’application mobile à la comptabilité. Ils fonctionnent même sans réseau avec une synchronisation multiappareil et une approbation en fonction de WORKFLOW Conditionnel. n2f.com vous offre tous ces services et un travail de qualité dans le domaine de la gestion des notes de frais avec son application scindée en 4 parties que sont : le logiciel comptable, le fichier de virement, le fichier Excel et le fichier PDF. En utilisant une telle application mobile, plusieurs problèmes sont résolus. Parmi ceux-ci :
- la perte des notes de frais pour le salarié ;
- l’identification et la diminution des notes de frais non justifiés pour le manager ;
- l’importation automatique des notes de frais dans la comptabilité du comptable ;
- la réduction des dépenses frauduleuses pour le chef d’entreprise.
Avec un tel logiciel, tout le monde est gagnant et en plus de cela, les tarifs sont abordables pour tous.